خمس نصائح في إدارة الوقت للمبدعين
عندما كنت في سن العاشرة بدأت في صناعة الحرف اليدوية وبيعها في السوق المحلي. لقد أصبت بداء ريادة الأعمال مع أول عملية بيع أقوم بها. كم كانت العملية سهله فيما يبدو! تقوم بصناعة شيء، ثم تقوم ببيع ذلك الشيء، ثم تأخذ بعض الأرباح لنفسك وتعيد الباقي في العمل التجاري .. وتقوم بنفس العملية مره أخرى.
بالطبع العملية تكون أكثر تعقيداً عندما تبدأ وكالة تصميم بشكل أحترافي إنما أراهن أنك تعرف ذلك بالفعل. أليس كذلك؟
كنت أعمل مصممة كالهامستر على عجلة
كمصمم حر ( فريلانسر ) كان من الواجب علي أن أتعلم إرتداء الكثير من القبعات، كان علي أن أقوم بأعمالي الإدارية الخاصة، و دفع الفواتير في الوقت المحدد. كان علي أن أكون محنكه تجاريا و أحكم على كل مهمة مقابل الوقت و مقابل الأرباح ( و غالبا ما كنت أخطئ في ذلك!). كان علي أيضاً أن أتعامل مع توقعات العملاء و احتياجات العمل التجاري و احتياجاتي الخاصة لبعض أوقات الراحة يضاف لذلك محاربتي لشياطين الفوضي الخاصة بي و كل ذلك في نفس الوقت.
أنا التي كانت بعمر العاشرة لم تكن لتكون سعيدة بكل هذا الضغط و القلق.
الإجابة التي اعتقدتها على كل الإحتياجات أعلاه كانت أن أركض بشكل أسرع ، لكن أتعرفون على ماذا حصلت؟ على كمية كبيرة و ضخمة من اللاشيء ! لم أكن أتقدم إلى أي مكان ، كنت أعمل مصممة تماما كالهامستر على عجلة يجري بأقصى سرعته لكنه في مكانه.
لكن بعد ذلك .. اكتشفت أن عقليتي الخاطئة كانت السبب الأكبر وراء عدم تحقيقي الحرية المالية التي كنت أرجوها. الان وقد كبحت جماح شياطيني الداخلية أصبحت عيني كشعاع ليزر مصوب على النجاح. ولكن كان هناك عقبة واحدة أخرى لتجاوزها وهي إدارة الوقت. لذلك هذا هو التالي :
تعلمت خمس نصائح بسيطة :
١- إحصل على الأدوات الصحيحة
لا يهم كم كنت جاهزة للنجاح، إذ لم أكن لأحرز أي تقدم لو أنني لم أكن أمتلك أدوات تنظيم الوقت المناسبة لتسندني. الحصول على النظام الصحيح أنقذني تماماُ، ويمكن له أن ينقذك أنت أيضاُ.
الان و قبل أن أكمل يجب علي أن أنبهك بأنني لا أستطيع أن أخبرك أي تقنيات إدارة الوقت أفضل بالنسبة لك. نصيحتي هي أن تستعرض كل التقنيات الجيدة و جرب إحداها بشكل كامل لمدة شهر ثم قيمها.
لو كنت محظوظا وحصلت على وقت فراغ في يومك لا تقرر أنه الوقت الأمثل للتسوق، أنت تعمل هنا عمل حر! قم مباشرة بالعمل على المهمة التالية لأنني أكاد أضمن أن شيء طارئا سيظهر لك والذي سيدمر كل أسبوعك.
أمر تحديد عدد الساعات او الأيام التي تعمل فيها عائد إليك لكن عندما تكون في العمل ابقى في وضع ( مود ) العمل إلى وقت الخروج من المكتب .
٢- جدولة المهام مقابل تحديد الأوقات
ليس هناك شي أسوأ من أن تشعر بأن يومك محدد و مقولب بشكل لا يقبل التغيير . بتلك الطريقة من الصعب أن تصبح صاحب عمل تجاري متجاوب و مرن مع التغيير. في المقابل إذا لم يكن لديك الإهتمام الكافي للوقت قد تصبح سهل التشتت وعديم الجدوى.
إعتدت أنا في التخطيط ليومي على تقسيمة لفترات من 15 دقيقة. هذه الطريقة كانت فعالة معظم الوقت خصوصا لتذكير نفسك ما الذي كان المفترض أن تفعله. ومع هذا أحيانا يتوجب علي أن أعيد ترتيب أجندتي اليومية مرات عدة حالما تظهر مهام جديدة بدون سابق إنذار. الجانب السلبي في كونك بهذه الصرامة هو أنك ستشعر وكأنك خسرت المعركة بمجرد ما يظهر لك بشكل مفاجئ أمر ما طارئ وهام .. و ذلك سيحدث.
أنا أميل لفكرة ديفيد ألين مؤلف كتاب إنجاز الإعمال، ما يوصي به هو أن لا تقوم بجدولة مهامك في تقويم يومي إلا إذا كان يومك لا يتغير .. و إذا كان يومك لا يتغير فإنني أريد حياتك ( لأنها مثالية ).
قم فقط بالتركيز على قمة أولوياتك وأعمل على قائمة مهامك. تحتاج أن تكون منضبطا و تحاسب نفسك باستخدام هذه الطريقة ، لكنني أفترض أنك تريد النجاح و إلا لما كنت تقرأ هذا المقال.
٣- أعد ابتكار جدولك
* ضع الأمور الأولى في المقدمة.
* ركز على المهام التي تخدم أهداف عملك التجاري.
* لا تتورط في المهام الطارئة و غير المهمه.
* تخلص من أي شيء عديم الاهمية من قائمتك.
* حدد الأوليات للبقية.
٤- حدد الأوليات للنجاح
كل سادة إدارة الوقت يقولون أن تحديد الأولويات أمر حاسم. أعرف ما هو مهم بالنسبة لك ولعملك التجاري و ما الذي تفعله الان و ما الذي يجب عليك فعله لاحقا. تلك هي الطريقة لتركز كل طاقتك الإبداعية تجاه ما يهم فعلا و هو نجاحك.
تعلم أن تقول لا.
تعود على الإرتياح مع كلمة “ لا “، قلها لكل شيء أو أي أحد لا يخدم عملك التجاري. أنا شخص يريد أن يكسب فوق المعتاد أيضا. لكنني تعلمت القوة لقول لا. إذا قلت نعم لكل مشروع و لأي اقتراح فأنك لست المتحكم بل هم. إذا أخذت على عاتقك أكثر مما ينبغي فأنك لن تقوم بأي شيء بشكل صحيح. ستبدأ بتسليم أعمال غير جيده لأنك مستعجل ثم ما الذي سيحدث؟ سُمعتك ستعاني، روحك المعنوية ستعاني و ستبدأ في كره عملك التجاري ككل.
٥- تعلم من الأفضل
لم أكن لأفلح لولا بعض النصائح الحكيمة. لقد التهمت كتبا بأكملها وحضرت دورات و ندوات في مجال إدارة الوقت. وهي بالتأكيد جعلتني سيدة أعمال أفضل و إليكم بعض النصائح من بعض أسياد التنظيم والإنتاجية :
Marie Forleo
* كن متصالحا صديقا مع الوقت، لا تكن عدائيا معه.
* اجعل روتينك الصباحي غير قابل للتفاوض.
* حقق و أنجز و لا تتجاهل نفسك أبداً.
* قم بما هو مهم قبل أن تأتيك ملهيات جديدة.
* أمضي قُدُما في طريقك.
David Allen
* لا تُبقي مهام في رأسك، اجعل كل شيء في قائمة كبيرة.
* قسّم مهامك و جزأها إلى كل الإجراءات المطلوبة.
* لا تقولب يومك بشكل لا يمكن تغييره ( إلا اذا كان يومك لا يتغير أبدا ).
* اعرف ما هو أكثر الأشياء أهمية و قم به أولاً.
* إذا كان سيستغرق دقيقتين افعله الآن و إلا ففوضه لشخص أخر أو أجله.
Richard Branson
* فوض أي شي تستطيع أن تفوضه.
* تمرَن
* تحدث بدلا من ارسال بريد الكتروني.
* إعمل بدفعات مكثفة.
* دائما امتلك مفكرة في متناول اليد
Tim Ferris
* مارس معيشة خالية من القرارات. ضع قواعد لنفسك و التزم بها.
* أنشأ مجموعة دعم من أشخاص مماثلين لك يكافحون مثلك أيضا.
* طبق قاعدة 80/20. افعل المهام التي تساهم في تحقيق غالبية النتائج التي ترجوها.
* تحقق من إيميلك مره واحدة في اليوم فقط.
* شغل آليا و استعن بمصادر خارجية ما استطعت.
Marissa Myers
* تبنى قائمة المهام الطويلة، و لا تكن ضحيتها.
* لا تجعل المستعجل يطغى على المهم.
* رتب أولويات قائمة مهامك بدون رحمة.
* إعمل على الشيء بأقصى ما تحتاج لتنجزه ، لكن
* إعرف ما يعيد شحن طاقتك ولا تضحي به أبداً.
النص الأصلي : bianca board
ترجمة بتصرف : عبدالله الجهني